Steuerliche Neuerungen zum Homeoffice-Maßnahmenpaket

Auf diese aktuellen Entwicklungen hat nunmehr auch der Gesetzgeber reagiert und ein umfassendes Homeoffice-Maßnahmenpaket geschnürt. Dieses Paket betrifft verschiedene Rechtsbereiche und bringt insbesondere auch steuerliche Neuerungen sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer mit sich. Der steuerliche Teil des Maßnahmenpaketes ist rückwirkend mit 01.01.2021 in Kraft getreten und ist derzeit befristet bis 31.12.2023. Zum einen sieht das Gesetz ein freiwilliges Homeoffice-Pauschale vor, zum anderen wurden Regelungen für die Geltendmachung von Werbungskosten fixiert.

Homeoffice-Pauschale

Der Arbeitgeber KANN ein steuer- und abgabenfreie Homeoffice-Pauschale von maximal EUR 3,- pro Tag bei ausschließlicher Tätigkeit an diesen Tagen im Homeoffice gewähren. Dies jedoch bis maximal EUR 300,- pro Jahr bzw. für maximal 100 Homeoffice-Tage pro Jahr, wenn dem Arbeitnehmer keine oder nicht die benötigten Arbeitsmittel für das Homeoffice zu Verfügung gestellt werden – ein Nachweis hierfür ist nicht erforderlich. Eine Verpflichtung zur Zahlung eines Homeoffice-Pauschale sieht das Gesetz jedoch nicht vor. Das Homeoffice-Pauschale stellt abgabenrechtlich einen Aufwandsersatz und somit keinen laufenden Bezug dar, sofern maximal die EUR 300,- pro Jahr gewährt werden. Somit ist das Homeoffice-Pauschale NICHT in die Sonderzahlungen mit einzubeziehen bzw. bei der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen. Übersteigt hingegen der vom Arbeitgeber gewährte Betrag die EUR 300,- Grenze pro Jahr, so liegt steuerpflichtiges Entgelt vor.

Im Rahmen des Homeoffice-Paketes erfolgte zudem eine Klarstellung, dass die Zurverfügung-stellung von digitalen Arbeitsmitteln (z.B. Laptop, Drucker, Handy usw.) für den Arbeitnehmer keinen geldwerten Vorteil darstellen – es ist daher in der Lohnverrechnung hierfür kein Sachbezug anzusetzen, auch wenn die Arbeitsmittel privat genutzt werden.

Aufgrund der neuen Lohnkontenverordnung muss der Arbeitgeber die Anzahl der Homeoffice-Tage am Lohnkonto des Arbeitnehmers erfassen, auch dann, wenn kein Homeoffice-Pauschale gewährt wird. Außerdem ist die Höhe des unversteuert ausbezahlten Homeoffice-Pauschale am Lohnzettel (L16) auszuweisen. Diese Dokumentationspflichten gelten grundsätzlich ab dem Jahr 2021. Wurden im Unternehmen bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage geführt, so können die Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr 2021 auf Basis (plausibler) Schätzungen ermittelt werden.

Arbeitet der Dienstnehmer bei mehreren Arbeitgebern, so steht dem Arbeitnehmer das Homeoffice-Pauschale nur einmalig iHv EUR 300,- zu. Wurde es von mehreren Dienstgebern gewährt, so erfolgt eine automatische Korrektur durch die Finanz im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung. Der Dienstgeber muss hier keine Prüfung vornehmen, ob der Dienstnehmer auch bei anderen Arbeitgebern ein Homeoffice-Pauschale bezieht bzw. bezogen hat.

Sofern der Höchstbetrag das Homeoffice-Pauschale iHv EUR 300,- vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft wurde, kann der Arbeitnehmer die Differenz bei der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend machen.

Werbungskosten

Durch die Neuregelung sind nunmehr auch Ausgaben für ergonomisches Mobiliar abzugsfähig (dies war bisher nur möglich, wenn ein steuerrechtlich anerkanntes Arbeitszimmer vorlag) bis zu einem Höchstbetrag von EUR 300,- pro Kalenderjahr, wenn der Arbeitnehmer zumindest an 26 Tagen des Jahres im Homeoffice tätig war.

Laut Übergangsbestimmungen ist die steuerliche Geltendmachung von derartigen Werbungskosten bis zum halben Höchstbetrag von EUR 150,- auch bereits für das Jahr 2020 möglich, diesfalls wird jedoch der Höchstbetrag für 2021 iHv EUR 300,- um den Betrag für das Jahr 2020 vermindert. In Summe stehen daher für die Kalenderjahre 2020 & 2021 EUR 300,- an Werbungskosten für ergonomisches Mobiliar zu.

Sollten die Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten die Grenze iHv von EUR 300,- übersteigen, kann der Überschreitungsbetrag im Folgejahr jeweils bis zum Jahreshöchstbetrag (befristet bis 2023) geltend gemacht werden.

Werden digitale Arbeitsmittel vom Arbeitnehmer angeschafft, dann können auch diese weiterhin in der Arbeitnehmerveranlagung als Werbungskosten geltend gemacht werden, jedoch sind diese um ein gewährtes Homeoffice-Pauschale zu kürzen. Zudem ist zu beachten, dass digitale Arbeitsmittel (sofern Anschaffungskosten über EUR 800,- und länger als ein Jahr Nutzungsdauer) auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben (Laptop z.B. 3 Jahre) sind. Arbeitsmittel unter EUR 800,- können direkt zur Gänze im jeweiligen Jahr berücksichtigt werden (ebenfalls unter Beachtung der Kürzung durch das Homeoffice-Pauschale).

Handlungsbedarf für Unternehmen

Durch die Neuerungen in Zusammenhang mit Homeoffice-Tätigkeiten besteht für Unternehmen ein entsprechender Handlungsbedarf, wobei insbesondere die folgenden Punkte zu beachten sind:

Homeoffice-Vereinbarung

Wichtig ist, dass für Tätigkeiten im Homeoffice aus arbeitsrechtlicher Sicht ein Einvernehmen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer herzustellen ist und es hierfür einer entsprechenden vertraglichen Vereinbarung bedarf. Dies kann sowohl auf kollektivvertraglicher Basis als auch mittels Betriebsvereinbarung oder auch durch individuelle Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erfolgen. 

Eine derartige Vereinbarung empfiehlt sich aus Unternehmenssicht insbesondere auch deshalb, um die zeitlichen und inhaltlichen Rahmenbedingungen für Tätigkeiten im Homeoffice für beide Seiten klar und eindeutig festzulegen. Neben arbeitsrechtlichen Überlegungen ist eine diesbezügliche Vereinbarung auch für steuerliche Zwecke geboten.

Digitale Arbeitsmittel

Der Arbeitgeber ist aus arbeitsrechtlicher Sicht grundsätzlich zur Bereitstellung der für die Tätigkeit benötigten Arbeitsmittel verpflichtet und hat dem Arbeitnehmer somit auch die notwendigen digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Unter digitalen Arbeitsmitteln werden die IT-Hardware und die Datenverbindung verstanden. Werden diese Arbeitsmittel hingegen nicht zur Verfügung gestellt, so kann dies arbeitgeberseitig durch einen angemessenen Kostenersatz erfolgen (der im Rahmen des Homeoffice-Pauschale laut den oben angeführten Angaben nicht steuerbar ist). 

Dokumentationspflichten

Der Arbeitgeber muss die Anzahl der (steuerrelevanten) Homeoffice-Tage am Lohnkonto des Arbeitnehmers erfassen. Außerdem ist die Höhe des unversteuert ausbezahlten Homeoffice-Pauschale am Lohnzettel (L16) auszuweisen. Diese Dokumentationspflichten gelten grundsätzlich ab dem Jahr 2021. Wurden im Unternehmen bisher noch keine Aufzeichnungen über Homeoffice-Tage geführt, ist es vertretbar, die Homeoffice-Tage für das erste Halbjahr auf Basis (plausibler) Schätzungen zu ermitteln.

Fazit

Die neuen Steuervorschriften gelten - wie oben erwähnt - vorerst nur bis einschließlich 2023. Aufgrund der rasanten Veränderung der Arbeitswelt und dem Umstand, dass eine (dauernde) physische Präsenz im Unternehmen des Arbeitgebers oftmals nicht mehr erforderlich ist, bleibt zu wünschen, dass der Steuergesetzgeber diesen Entwicklungen auch über das Jahr 2023 hinaus Rechnung tragen und auch für die Zeit nach der homeoffice-intensiven COVID-19-Pandemie sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ein auch steuerlich nachhaltig attraktives Umfeld für mobiles Arbeiten schaffen wird. 

Bei Fragen kontaktieren Sie gerne unsere Expertin Sissy Kastner https://bit.ly/3sQzf3e

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